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ビジネスでの英語会議のコツについて

はじめに

英語でのオンライン会議で司会やプレゼンをやることになり、どうすればよいか困ったことはありませんでしょうか?

 

私も以前は同じ状況でした。

 

私は日系企業の海外営業部門や海外拠点などで20年以上の業務経験があり、日常的に業務で英語を使っています。

 

現在も仕事で週に2-3回海外拠点とのオンライン会議があり、その経験から英語を使った会議のコツをお伝えしたいと思います。


この記事では英語での会議についていけない、辛い、怖い!という悩みを解決します。

 

◆ どんな人におすすめの記事か◆ ・これから仕事で英語のオンライン会議をやる人
・英語のオンライン会議のやり方がわからない人
・英語のオンライン会議に興味がある人

 

 

会議中の高速な英語の聞き取り

英語の会議では欧米人の超高速な英語が聞き取れないなど、リスニングが最初の障害になるかと思います。

 

リスニング対策として効果があったのはシャドーイングです。

 

シャドーイングとは英語を聞きながらそれを真似して発音する通訳訓練法のことで、英文を聞き終えてから繰り返すリピーティングとは異なりシャドーイングは聞こえてくる英文のすぐ後ろを影(shadow)のように追いかけます。

シャドーイングとは

Source: Panasonic

 

1日6-12分のシャドーイングを半年続けたところ、耳に入ってくる英語の解像度があがりました。おすすめです。

 

assimpleaspossible.hatenablog.com

 


どうしても聞き取れない場合は、聞き直したりゆっくり喋って欲しいと伝えるのが良いかと思います(以下で紹介するIBMのテレコン英会話小冊子にも聞き直すためのフレーズが書かれています)。


それでも難しい!という場合、もしMicrosoft Teamsを使っているなら助けになる機能があります。リアルタイムで英語字幕を出す機能ライブ文字起こし録画機能で、それらを活用すると大分英語の負担が軽減されると思います。

 

support.microsoft.com

 

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英語の会議の司会をすることになった

英語の会議の司会(ファシリテーター)をすることになったときに参考にしていたのがIBMのテレコン英会話小冊子です。
使える英語表現が多く、とても重宝しました。

https://www.ibm.com/downloads/cas/95W7L0JL

 

英語での会議に慣れない頃はこのマニュアルをプリントアウトして目の前に置きながらテレカンファレンスを行っていました。


また、以下のサイトもおすすめです。
かなり大規模な国際会議で使う英語ですが、会議の始め方や終わり方など、役に立つ表現が多く記載されています(大臣などの来賓の紹介方法なども書かれていて興味深いです)。

www.ttc.or.jp


ベルリッツのサイトも参考になります。

www.berlitz.com


ある程度決まった表現があるので、自分が使いやすいと思う表現を繰り返し使って自分のものにするのがおすすめです。

 

 

英語でプレゼンすることになったら

オンライン会議で英語のプレゼンをする機会もあるかと思います。

 

スライドの作り方やプレゼンのテクニックなどは他の充実したサイトを参考いただければと思うのですが、私がおすすめする方法は、台本を準備し、ひたすら練習することです。

 

手順としては以下となります。

①台本を用意する
②読み込む
③想定質問を考える

 

①台本を用意する

台本を書かずにその場で喋れる猛者も周りの日本人上司や同僚にはいますが、私は台本を用意します。


きっかけはイギリス人の同僚がプレゼンするのに台本を準備していたのを見たことです。ネイティブスピーカーが原稿付きでやっているのを見て、私も真似することにしました。


オンライン会議であれば台本を見ながらプレゼンすることもできるし、(台本なしと比べて)聞き手も聞きやすい英語を話すことができるので、準備ができる場合はしっかり台本を用意するのがおすすめです。

 

②読み込む

リハーサルモードにして実際に時間を測りながら読んでみます。

 

オンライン会議であれば、台本を見ながら話すことができるので丸暗記する必要はありませんが、英語に口をならす必要があります。


また、何回も読むことによって自信をもってプレゼンすることができます。準備時間にもよるかと思いますが、私はは5回ほど繰り返しています。

 

③想定質問を考える

あらかじめ来そうな質問について回答を考えておきます。


即興で答えるのが苦手な人は、台本にその答えを入れておくことで、質問の数を減らすことができます。


想定外の質問が来た場合は質問してくれたことのお礼を伝え(私はどんな質問がきても"That's a great question."と答えています)、相手の質問を繰り返してもらうことで時間を稼いでその間に回答を考えます。

 

 

議事録の書き方

私は、日時、場所、アジェンダ、参加者、簡単なサマリーとアクションアイテムのみ書き出しています。

 

以下のベルリッツのサイトも参考になります。

www.berlitz.com


 

まとめ

英語のオンライン会議のコツについて書いてみました。

 

最初は英語が聞き取れない、始め方や終わり方がわからない、など戸惑うことも多いかと思いますが、場数を踏んでいくうちに慣れてきます。

 

英語の会議の悩みの解決に役立てれば幸いです。

 

 

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